4 coisas que as pessoas organizadas fazem todos os dias

Para a maioria das pessoas que trabalham, a vida é muito corrida e cheia de obstáculos todos os dias, que podem resultar em um caos estressante da rotina. Muitas vezes esse resultado se dá pela falta de organização, que pode deixar tudo ainda mais difícil. E ainda equilibrar a vida profissional e pessoal também pode levar a um esgotamento mental.

Mas esse ciclo não precisa ser assim. Segundo alguns especialistas, o que falta às pessoas é a atitude de se organizar adequadamente para tudo correr tranquilamente e sem neuroses.

Você pode achar que fazer mil coisas ao mesmo tempo é necessário, mas como focar no que realmente é importante? A sua atenção é valiosa, mas também é limitada. É necessário menos informação e bons filtros.

Segundo o autor de best-seller e neurocientista Daniel J. Levitin explica à revista Time, as pessoas organizadas “Vips” que ele conheceu nunca pareceram dispersas e frenéticas. De acordo com Levitin, elas são calmas e vivem o momento, sem fazer malabarismos com muitas atividades ou preocupadas com o que pode ser feito até o final do expediente.

Bem, mas não é difícil descobrir o motivo: essas pessoas têm ajuda de assessores e assistentes para cuidar de tudo, de forma que o tal “Vip” possa se preocupar apenas com o presente. Veja o que ele disse:

“No decorrer do meu trabalho como pesquisador científico, eu tive a oportunidade de conhecer governantes, membros do gabinete, celebridades da música e os chefes das maiores empresas. Eles têm o seu tempo, fazem contato visual, relaxam e fazem o seu trabalho. Eles não têm que se preocupar se há alguém mais importante com quem deveria estar conversando naquele momento, porque a sua equipe já determinou que esta é a melhor maneira que eles devem estar usando seu tempo”.

E você pode ser assim também. Mas você deve estar pensando: “mas eu não tenho assessores ou assistentes, então, como faço para me organizar?”. David diz que esse tipo de organização não exige uma super equipe de apoio. O seu assessor e a pessoa Vip aqui é você mesmo. Com um planejamento bastante adiantado, você pode ter certeza que você ficará tão tranquilo e organizado como o presidente dos Estados Unidos. Qual o primeiro passo?

1 – Esvazie o seu cérebro

As quinhentas mil tarefas que você precisa desempenhar estão azucrinando a sua cabeça? Lembrar de tudo e pensar sobre todas elas só vai fazer você se desgastar. Terceirize as atividades, esvaziando a sua mente.

Ele terceirizou a sua equipe todas as coisas que vêm junto para que ele possa se ??concentrar 100% no que está à sua frente. Como? O neurocientista diz que você pode fazer isso transferindo a carga de organizar para o mundo externo: anote tudo em uma agenda de papel mesmo ou em um aparelho eletrônico. Fazendo isso você estará limpando o seu cérebro da desordem que interfere na possibilidade de se concentrar no que você precisa realmente focar. Depois categorize as tarefas da seguinte forma:

1) Faça

2) Delegue

3) Adie

4) Esqueça

Depois de saber o que você realmente precisa fazer, isso é um grande passo para a organização “Vip”.  Por que isso funciona? Há um pouco de neurociência nesse formato. Escrever as coisas desativa os “loopings de repetição”, um comando do córtex frontal que mantém os nossos deveres em repetição até que tenhamos de atendê-los. Escrever faz com que esses “loopings” sejam liberados, relaxando os circuitos neurais para que possamos nos concentrar em outra coisa.

2 – Adote os lembretes e alarmes

Os grandes governantes e diretores de grandes empresas não precisam ficar conferindo o relógio o tempo todo, pois eles têm uma equipe para lhes dizer quando uma reunião deve acabar, quando ele precisa ir ao encontro de outro líder e até o horário de algumas atividades da vida pessoal.

Você pode não ter assistentes, mas qualquer smartphone tem alarmes e lembretes. “A gestão do tempo também exige a estruturação de seu futuro com lembretes. Ou seja, um dos segredos para a gestão do tempo no presente é antecipar as necessidades futuras para que você não seja deixado em conflito o tempo todo”, diz David.

Agendar atividades o obriga a enfrentar a realidade de quanto tempo você realmente tem e como as coisas vão durar. Com isso, observando seu quadro de atividades agendadas, é possível encaixar algo produtivo nas horas livres, uma dedicação maior a um projeto mais importante ou mesmo um momento de relax.

3 – Configurar filtros

Todas as manhãs, Barack Obama recebe um documento secreto com tudo o que ele precisa saber sobre as suas atividades. O que é fundamental não é o que o documento contém, é o que ele não contém: 50 atualizações de status no Facebook, 100 tweets, 10 retratos do gato da amiga e mil e-mails sem importância. Está vendo onde queremos chegar?

Ele pode se concentrar no que interessa, porque ele não se distrai com o que não faz diferença em sua vida profissional. Muito diferente de quem chega ao trabalho conectado em todas as redes sociais e é bombardeado de informações, sendo que, quase todas, não são úteis.

“Hoje, nossos filtros de atenção tornam-se facilmente sobrecarregados. Pessoas bem-sucedidas — ou que podem pagar — empregam várias pessoas cujo trabalho é estreitar o filtro de atenção, refinando o que é realmente essencial”, explica David.

Como dito antes, a sua atenção é valiosa e você precisa de menos informação. Você precisa de bons filtros. Sabemos que o nosso cérebro tem a capacidade de processar as informações que nós recolhemos, mas tudo isso tem um custo: podemos ter dificuldade em separar o trivial do importante e todo esse processamento nos cansa.

Segundo o neurocientista, uma boa solução é se esconder durante parte do seu dia. Isso mesmo. De acordo com David, ir para um lugar onde ninguém te ache para realizar o seu trabalho sem interferência de terceiros pode ser uma boa opção. É claro que nem todos podem ter esse privilégio, mas existem outras soluções.

Muitas pessoas acham que a tecnologia as sobrecarregam de informações. Mas, a verdade, é que elas a estão utilizando de forma errada. “Use a tecnologia a seu favor. As pessoas devem chegar até você quando você as quer, não quando elas querem. Lide com todas as comunicações apenas em determinados períodos com tempo definido para checar e-mails e mensagens”, explica David.

Ele diz ainda para configurar filtros de e-mail e telefones, designando certas pessoas cujas mensagens devem ser passadas para você imediatamente, enquanto outros vão para outra caixa de entrada até que você tenha tempo para lidar com isso.

4 – Se preocupe com o que realmente importa

Segundo o neurocientista, você pode fazer qualquer coisa quando você parar de tentar fazer tudo. “Seja um perfeccionista sobre tudo e você terá um colapso nervoso. Salve o seu poder de decisão limitado para as coisas que importam. Todo o resto deve ser satisfatório”, diz ele, que complementa explicando que o caminho para a produtividade é que alguns trabalhos sejam considerados “bons o suficiente”.

Pesquisas recentes em psicologia social tem mostrado que pessoas felizes não são as pessoas que têm mais; em vez disso, são aquelas que estão felizes com o que já têm. As pessoas felizes se envolvem em satisfação o tempo todo, mesmo que elas não saibam disso. Warren Buffett é uma dessas pessoas. Ele é um dos homens mais ricos do mundo, vive em Omaha, no Nebraska (EUA) e mora a uma quadra da rodovia, na mesma casa modesta que já vive há 50 anos.

Mas, em se tratando de suas estratégias de investimento, ele não se satisfaz com pouco. Lembre-se que considerar algo satisfatório é uma ferramenta para não perder tempo com coisas que não são a sua maior prioridade. Por seus esforços de alta prioridade, a busca da excelência continua a ser a estratégia certa.

* * *

Entre outras diretrizes do neurocientista estão a triagem de atividades quando existem mudanças de trabalho ou compromissos, a fim de reestruturar o cérebro, além da divisão do espaço de trabalho para diferentes projetos.